L’information étant transférée vers des supports en ligne, il devient important pour les entreprises de protéger ces informations contre les menaces potentielles. Si vous êtes une entreprise qui doit gérer des données sensibles, vous comprendrez à quel point il est difficile de partager et de collaborer en toute sécurité sur ces données.
C’est là qu’une salle de données virtuelle peut vous aider. Une salle de données virtuelle (SDV) est un référentiel en ligne où vous pouvez enregistrer vos informations sensibles, les partager et collaborer. Cependant, toutes les salles de données virtuelles ne se valent pas.
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Pour trouver la meilleure en fonction de vos besoins, vous devrez suivre quelques conseils pratiques. Vous trouverez ces conseils dans les paragraphes ci-dessous.
Plan de l'article
1. Évaluez vos besoins spécifiques
Comme indiqué ci-dessus, le choix d’une salle de données virtuelle dépend des besoins et des préférences spécifiques de votre organisation. Chaque organisation a des types de données différents à traiter, et c’est pourquoi leurs besoins diffèrent également.
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Si vous souhaitez choisir une salle de données, tenez compte de facteurs tels que le type de données que vous allez stocker, la quantité de données stockées et le nombre total d’utilisateurs accédant à la plateforme. En outre, vous devrez également tenir compte du niveau de sécurité requis dans votre organisation et des normes de conformité définies par les autorités.
Par exemple, si vous êtes un cabinet d’avocats qui traite des données juridiques sensibles, vous aurez besoin d’une Data Room différente de celle d’une startup qui n’est pas encore tout à fait établie.
2. Donner la priorité aux fonctions de sécurité
La sécurité est la principale raison pour laquelle vous allez opter pour une salle de données virtuelle, alors assurez-vous qu’elle est votre priorité absolue lors de la sélection. En termes de sécurité, vous devrez rechercher des caractéristiques telles que les protocoles de cryptage de bout en bout et le niveau d’authentification requis pour accéder aux informations.
Vous devrez également prêter attention à la fonction de contrôle d’accès granulaire afin de pouvoir contrôler qui peut accéder à un type d’information particulier. Lorsque vous recherchez tous ces éléments, veillez également à lire les réglementations sectorielles et à vous assurer que la salle de données est conforme à toutes ces réglementations.
3. Interface conviviale et accessibilité
Tous les membres de votre organisation n’ont pas les compétences techniques nécessaires pour comprendre l’interface complexe des outils numériques. Par conséquent, lorsque vous examinez d’autres facteurs, tenez également compte de la facilité d’utilisation. Cela déterminera la facilité avec laquelle vos employés pourront accéder à la salle de données.
Une présentation conviviale et facile à parcourir sera bénéfique et favorise une collaboration efficace entre vos employés. En revanche, une interface ennuyeuse et encombrée ne peut que susciter l’ennui.
Outre l’accessibilité, veillez également à la compatibilité de la salle de données. Elle doit être compatible avec les appareils et les systèmes d’exploitation de votre entreprise et être accessible de n’importe où.
4. Évaluer l’assistance à la clientèle
Si vous utilisez la salle de données virtuelle pour la première fois, il se peut que vous ayez besoin d’une assistance de temps à autre. Veillez donc à ce que l’entreprise de VDR propose une assistance adéquate par le biais de plusieurs canaux.
Veillez également à ce que l’assistance soit disponible 24 heures sur 24. Cela vous aidera à résoudre immédiatement tout problème.
