Comment migrer en douceur vers le système VoiP ?

France Télécom a annoncé l’arrêt des communications sur le réseau traditionnel dès 2023. Les entreprises doivent alors déplacer leur dispositif de communication vers le système VoiP (Voice Over Internet Protocol). Si vous êtes propriétaire d’une PME ou d’une grande entreprise, voici quelques étapes à suivre afin d’effectuer une migration réussie vers ce système de téléphonie par internet.

Définissez vos priorités VoiP

Votre migration en VoiP doit commencer par un bilan de votre ancien dispositif de téléphonie. Faites une enquête auprès des services de votre entreprise afin d’avoir une idée précise de leurs besoins en matière de téléphonie IP. Cette évaluation vous permettra de définir les possibilités d’optimisation de votre ancien système avec le VoiP et de choisir le meilleur fournisseur. Pour les entreprises qui ont besoin d’une solution VoiP multifonctions, Ceos-IT propose le système VoiP Innovaphone PBX. Il comprend les fonctions de mise en attente, va-et-vient, transfert, renvoi d’appel, interception, rappel si occupé, conférences et la fonction patron-secrétaire.

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Il intègre également les fonctions multisites d’équipes et de groupes, qui permettent une collaboration plus efficace des employés. Ces fonctions sont complétées par les options d’intégration d’annuaires téléphoniques ou de l’annuaire Active Directory. Vous pouvez également y ajouter des postes mobiles via les technologies IP DECT, Wi-Fi ou GSM.

Grâce au logiciel Innovaphone Operator, vos employés pourront assurer efficacement le transfert des appels téléphoniques par souris et clavier. Enfin, la solution de gestion de vos call centers, basée sur MyReport, vous donne des indicateurs personnalisés afin d’optimiser la gestion de votre activité. Vous pourrez alors mieux gérer votre personnel en fonction des pics d’appels par tranche horaire.

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système VoiP

Choisissez un fournisseur expérimenté pour vous accompagner

Outre ses fonctionnalités, d’autres critères doivent orienter le choix du fournisseur de votre solution VoiP. Il doit proposer un système facile à installer avec la meilleure expérience d’utilisation. La plateforme doit donc être ergonomique afin que l’expérience utilisateur soit optimisée à toutes les étapes de l’onboarding.

Vérifiez ensuite la qualité des appels du système VoiP de votre fournisseur. À cet effet, vous pouvez demander un essai gratuit avant de vous engager. Votre système VoiP doit facilement s’intégrer à vos outils digitaux (messagerie d’équipe, CRM de site e-commerce). Enfin, pour plus de flexibilité, votre solution VoiP doit pouvoir adapter le nombre de lignes ou licences à n’importe quel moment et en quelques clics.

Déployez le nouveau système

Votre fournisseur doit vous aider dans le déploiement de votre nouveau système de téléphonie. Cette opération comprend différentes étapes à savoir :

  • la création des comptes administrateurs et des comptes pour les équipes d’utilisateur,
  • la configuration des paramètres d’appel,
  • l’intégration du système VoiP à votre CRM (customer relationship management),
  • la portabilité des numéros de l’ancien vers le nouveau fournisseur de téléphonie.

Cette dernière étape a pour but de conserver l’ensemble de vos numéros sur vos supports de communication. Une fois le déploiement réussi, vous devez former vos collaborateurs à l’utilisation du système VoiP. Pour ce faire, prévoyez différents modules de formation pour les équipes. Les employés n’auront en effet pas besoin des mêmes fonctionnalités de la solution VoiP.

Pour vous assurer de la maîtrise de l’outil, intégrez aux séances d’apprentissage des cas pratiques. Cela permettra à chacun de se rendre compte des limites du système de téléphonie classique et d’apprécier le potentiel de productivité qu’offre le système VoiP. Vous pouvez demander à votre fournisseur de mettre à votre disposition une documentation complète pour vos formations et un support pour répondre aux questions lors de la prise en main des outils VoiP.

Analysez les résultats

Les solutions VoiP vous offrent des informations détaillées sur les utilisations de vos collaborateurs afin d’évaluer les résultats de votre entreprise. Servez-vous donc des tableaux de bord pour comparer les indicateurs de performance (hausse de la productivité, flux de leads, améliorations de la clientèle).

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