Chaque entreprise a un nombre de tâches dédiées, qui doivent être accomplies le plus souvent par différentes personnes, travaillant dans différents services. Chaque service est lui-même dirigé par un manager qui bien souvent doit transmettre un certain nombre d'informations qui lui sont remontées par ses équipes,vers la strate hiérarchique qui lui est supérieure. De même certaines informations stratégiques doivent transiter en sens inverse, depuis les postes décisionnaires vers les postes opérationnels. Enfin de nombreuses informations doivent voyager transversalement, d'un service à l'autre et retour, pour le bon fonctionnement du système global.
Gérer le plus d'informations possible
Or il n'est pas toujours aisé de gérer toutes ces informations, ni leurs flux spécifiques, en temps réel. Pourtant cette gestion est bien souvent le cœur même de l'organisation des différents services entre eux, qui conditionne elle-même celle, plus globale et hautement stratégique, de la société. En bref il est nécessaire à la fois de stocker ces informations parfois en nombres astronomiques, d'y avoir accès immédiatement quand cela est nécessaire, d'être en mesure de les analyser, ainsi que de transmettre à qui de droit celles qui lui reviennent. Sans un progiciel de gestion, comme les logiciels de GPAO – gestion de la production assistée par ordinateur – cela est difficile et parfois tout-à-fait inefficace, voire contre-productif. Or c'est en général tout le contraire qui est souhaitable, puisque le développement commercial, et donc l'augmentation du chiffre d'affaire, passe par là.
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S'organiser mieux pour être plus efficace
Or il est vrai qu'en fonction du service dans lequel on travaille, on utilise des logiciels informatiques spécifiques, qui sont tout adaptés à sa fonction et à ses tenants et aboutissants. Or chaque service a des besoins distincts et donc des logiciels propres, aussi si les données émises par ces logiciels ne sont pas compréhensibles par un autre, on rencontre de sévères difficultés d'organisation et de gestion des informations. C'est la raison pour laquelle il est préférable d'employer tous, à tous les niveaux, des outils qui soient compatibles les uns avec les autres, ainsi qu'avec celui qui va les chapeauter tous. On ne deviendra une entreprise efficace et tournée vers l'avenir qu'à cette condition.
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